Отзывы

Выражаем благодарность группе компаний EZS за творческий подход и создание оригинальных идей, а так же профессионализм в организации и проведении маркетинговых и корпоративных мероприятий для компании «Эфес Казахстан».

Евразийский банк развития выражает благодарность Агентству «EZ Solutions» за высокий уровень организации и успешное проведение 6-й международной конференции «Таможенный союз и Единое экономическое пространство ЕврАзЭС: перспективы дальнейшей интеграции».

Состоявшаяся конференция еще раз подтвердила, что Агентство «EZ Solutions» является лидером в сфере оказания конференц-услуг и способно решать поставленные задачи качественно и профессионально. Высокий репутационный рейтинг Агентство достойно подтверждает все годы партнерства с Евразийским банком развития.

Филиал «ЮРС Федэрал Сервисез Интернэшнл Инк.» в Казахстане выражает глубокую и искреннюю благодарность команде международного ивент-агентства EZ Solutions за высокий уровень оказания логистических услуг в рамках совместного сотрудничества. Агентство EZ Solutions является нашим постоянным партнером на протяжении нескольких лет. За это время проведено более 60 учебных курсов в Казахстане и за рубежом, на которых Ваша компания обеспечивала высокий уровень логистической поддержки курсов. Мы ценим Вашу компанию за индивидуальный подход и креативное решение любых поставленных задач, прозрачность и слаженную работу на каждом этапе, а также умение выполнять задачи в самые сжатые сроки. Особо хотелось бы отметить высокую квалификацию и профессионализм сотрудников Вашей компании: их оперативная работа, персональный подход к каждой заявке, качественное исполнение своих функций, оперативность и гибкость решений рабочих вопросов производят на нас приятное впечатление. Мы благодарны агентству EZ Solutions за плодотворное сотрудничество и рекомендуем компанию как надежного и профессионального подрядчика, способного успешно реализовывать задачи любого объема и сложности в сфере ивент-услуг. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество!

Международное агентство EZ Solutions уже не первый год является нашим постоянным ивент-партнером, с которым мы проводим основные крупные мероприятия Toyota Motor Kazakhstan. EZ Solutions обеспечили всестороннюю организацию, подготовку локаций, продакшн, оформление, дизайн материалов, световое, звуковое и видеооборудование, организацию развлекательных активностей. В каждый проект агентство привносило свои креативные идеи и обеспечивало высочайший уровень организации. Благодаря чему мы не только успешно провели все запланированные проекты, но и до сих пор получаем положительные отзывы от коллег и партнеров на международном уровне. Мы благодарны агентству EZ Solutions за профессионализм, креативность и готовность качественно реализовывать самые смелые наши идеи. Надеемся на дальнейшее сотрудничество и рекомендуем компанию как надежного партнера в сфере ивент-услуг.

От имени Проекта USAID по региональному экономическому сотрудничеству, хочу выразить благодарность Группе компаний EZS, за плодотворное сотрудничество в рамках организации ряда мероприятий проекта REC в Республике Казахстан и Центральной Азии. Особо хочу отметить профессиональные заслуги команды EZS в подготовке и проведении ежегодного Центрально-Азиатского торгового форума. Считаю, что компетентность, предусмотрительность и способность быстро интегрироваться с командой клиента - являются основой успеха команды EZS в профессиональной деятельности. Без тени сомнения рекомендую команду EZS, как надежного, эффективного и долгосрочного бизнес-партнера в Центральной Азии.

От имени ТОО «МЕТРО Кэш энд Керри» выражаем всему коллективу EZ Solutions благодарность за многолетнее сотрудничество при организации различных мероприятий для клиентов, проводимых нашей компанией. Хочется отметить творческий подход, восприимчивость к пожеланиям, гибкость в решении организационных вопросов в процессе подготовки и проведения всех ивентов, ответственное отношение к совместной работе и заинтересованность в результате. Благодаря профессионализму, креативности и слаженной работе Вашей дружной команды наши мероприятия проходят ярко, весело и находят положительный отклик у наших клиентов и партнёров.

Менеджеры EZ Solutions зарекомендовали себя как профессиональная команда, способная решать быстро и качественно любые проектные задачи, успешно находить нужные решения и креативно подходить к реализации концепций любой сложности. За годы совместного сотрудничества, EZ Solutions реализовало более 300 проектов Hewlett Packard различного содержания: обучающие семинары, услуги промо-команд в центрах реализации продукции HP, семинары по новым продуктам компании HP, выездные семинары-тимбилдинги для партнеров HP, рекламные кампании новых продуктов HP, производство POS материалов, организация развлекательных программ и прочие виды услуг. Не менее важным преимуществом EZ Solutions является возможность компании работать на условиях пост оплаты и возможность кредитования масштабных дорогостоящих проектов на период более 45 дней.

С международным ивент-агентством EZ Solutions мы сотрудничаем на постоянной основе уже не первый год. Компания профессионально и качественно реализует для нас различные ивент-проекты, в том числе закрытые предпоказы фильмов, вышедших в мировой прокат. Мы ценим, что в реализации подобных проектов агентству удается полностью воссоздать декорации из фильмов, оформление, включая фотозоны, костюмы, кейтеринг и музыкальное сопровождение, всегда продумано до мельчайших деталей, а гости могут максимально погрузиться в атмосферу мировой премьеры. Мы благодарны агентству EZ Solutions за профессионализм, способность привносить креативные идеи в наши проекты и всегда реализовывать их на самом высоком уровне. По результатам совместно проведенных ивентов мы постоянно получаем положительные отзывы от наших гостей, посетивших мероприятие.

Международное ивент-агентство EZ Solutions является нашим проверенным партнером, с которым мы успешно проводим различные HR-мероприятия, тимбилдинги, корпоративные ивенты для сотрудников. Мы ценим агентство EZ Solutions за индивидуальный подход и креативное решение поставленных задач, внимание к любым пожеланиям нашего коллектива, а также умение организовать мероприятие на высочайшем уровне даже в самые сжатые сроки. Корпоративные ивенты, организованные командой EZ Solutions, всегда дарят массу положительных эмоций, ярких впечатлений и надолго остаются в памяти наших сотрудников.

Я хотел бы поблагодарить вас за ваше участие и работу, которые привели к успешной организации 2-го Форума ЕС-Центральная Азия в Алматы 18-19 мая 2023 года. Форум прошел с большим успехом, и мы продолжаем получать очень положительные отзывы от правительства Казахстана, стран-членов ЕС, бизнеса ЕС и Центральной Азии, а также представителей международного сообщества. Безусловно, было много вызовов и изменений в последний момент, которые вы успешно решили с спокойствием, прагматизмом и нацеленностью на решение проблем.

От имени нашей компании выражаем глубокую благодарность коллективу ивент-агентства EZS за взаимовыгодное сотрудничество и поддержку, оказанную в ходе проведения корпоративного мероприятия "Лига профессионалов". Благодаря Вашей открытости, профессиональному подходу, стремлению понять и удовлетворить потребности партнера наше мероприятие прошло на высоком уровне. Особенно хотелось бы выразить отдельную благодарность за профессионализм вашим сотрудникам - Захаровой Ксении и Катерине Неруш.

Международное агентство EZ Solutions более 5 лет сотрудничает с ТОО «Хуавей Текнолоджиз Казахстан», осуществляя организацию различных деловых, HR и маркетинговых мероприятий, в числе которых – регулярное проведение IT Day и различных тренингов, презентации новых продуктов, корпоративные мероприятия и церемонии награждения партнеров. Мы ценим EZ Solutions за умение погрузиться в бренд, активное применение инноваций, индивидуальный подход к каждому брифу и бескомпромиссное отношение к качеству работы. Агентство выстраивает эффективную стратегию, которая позволяет реализовать наши проекты на неизменно высоком уровне. Хотим особенно поблагодарить EZ Solutions за вовлеченность, проактивность, творческую энергию и готовность экспериментировать и развиваться, чтобы создавать яркие и запоминающиеся события.

Группа компаний EZ Solution является подрядчиком по организации логистических услуг с 2019 года. За это время EZS показало свою способность с полной ответственностью и профессионализмом подходить к поставленным задачам. Выполнять работы качественно и в срок. Отличительной чертой компании является профессионализм, организованность сотрудников компании и ответственный подход к поставленным задачам. Рекомендуем группу компаний EZS как надежного и стабильного делового партнера.

EZ Solutions является нашим проверенным партнером, который профессионально и качественно реализует наш проект «под ключ». В задачи агентства входит большой объем работы, включая приглашение и регистрацию гостей, создание и ведение сайта, осуществление digital- поддержки, разработку креативной концепции и айдентики Форума, работу над программой Форума, подготовку спикеров, полное техническое обеспечение, а также создание комфортной среды для налаживания деловых связей и решения актуальных вопросов. В период пандемии компетентность и слаженная работа агентства позволили нам успешно трансформировать концепцию Форума и использовать современные инструменты для проведения Форума в гибридном формате. Выражаем EZ Solutions особую благодарность за сотрудничество, высокий профессионализм и экспертность в вопросах организации Форума. Мы рекомендуем компанию EZ Solutions, как надежного и профессионального подрядчика в сфере оказания услуг веб-разработки и услуг по организации и проведению бизнес-мероприятий.

Организация конференций под ключ в Казахстане для компаний

Конференция полного цикла. EZ Solutions берёт организацию конференций целиком: концепция и программа, подбор и бронирование площадки, застройка сцены, звук, свет и экраны, регистрация участников, синхронный перевод, онлайн-трансляция, кейтеринг и координация в дни события. Проекты реализуются в Алматы, Астане и других городах Казахстана, а также в Бишкеке и Ташкенте. Итоговые условия определяются после уточнения дат, числа участников, формата и требований к площадке.

Кратко о главном

Профиль: деловые, корпоративные, отраслевые и клиентские конференции для корпоративного сектора.
Состав услуги: программа и спикеры, площадка, застройка, техника, регистрация, перевод, трансляция, кейтеринг, координация, отчётность.
География: офисы в Алматы, Астане, Бишкеке и Ташкенте, проекты по Казахстану и Центральной Азии.
Опыт: более 20 лет на рынке, свыше 3500 реализованных мероприятий, более 200 клиентов.
Клиенты: Microsoft, Всемирный Банк, USAID, TEVA, Sandoz, Janssen, Beeline, Toyota и другие компании.
Стандарты: система менеджмента сертифицирована по ISO 9001 и ISO 14001.

Что входит в организацию конференции

Четыре зоны ответственности. Конференция складывается из содержательной части, площадки и застройки, технического обеспечения и работы с участниками. Содержательная часть отвечает за программу, спикеров и модерацию. Площадка задаёт вместимость, схему потоков и возможности застройки. Техническое обеспечение закрывает сцену, звук, свет, экраны и коммутацию. Работа с участниками включает регистрацию, аккредитацию, навигацию и обратную связь после события.

Цена рассинхрона. Конференция отличается от других деловых форматов жёсткостью тайминга: программа расписана по минутам, спикеры сменяют друг друга, а параллельные сессии стартуют одновременно. Сбой в одном звене сдвигает весь день. Когда площадка, техника, перевод и регистрация ведутся разными подрядчиками без единого координатора, число точек риска растёт кратно, и заказчик получает роль диспетчера вместо роли принимающей стороны.

Место в линейке деловых форматов. Конференция входит в более широкий блок событий для профессиональной аудитории вместе с форумами, семинарами и круглыми столами. Для компаний, которые планируют регулярную работу с партнёрами и отраслевым сообществом, отдельным направлением остаётся организация бизнес-мероприятий с проработкой деловых программ разного масштаба.

Концепция, программа и работа со спикерами

Программа как основа проекта. Работа начинается с задачи конференции: передача экспертизы, презентация продуктовой линейки партнёрам, обмен опытом внутри отрасли или коммуникация стратегии сотрудникам. От задачи зависит структура дня: соотношение пленарной части и секций, длительность выступлений, наличие панельных дискуссий и практических сессий. Программа фиксируется поминутно с учётом перерывов, поскольку сдвиг кофе-брейка ломает график параллельных потоков.

Спикеры и модерация. Сопровождение спикеров включает сбор презентаций в единый шаблон, проверку технической совместимости файлов, репетицию на площадке, тайм-кипинг и работу с вопросами зала. Модератор удерживает темп, связывает выступления между собой и управляет дискуссией. Для мероприятий с иностранными участниками заранее согласуется, какие блоки идут с переводом и в каком режиме.

Площадка, застройка сцены и техническое обеспечение

Подбор площадки под формат. Площадка выбирается по вместимости зала, наличию помещений под параллельные секции, зон регистрации, кофе-брейков и выставочной части. Проверяются высота потолка под экраны и фермы, схема подвеса, электрические мощности, доступ для монтажа и график загрузки. Конференц-пространства в Алматы и Астане отличаются по этим параметрам, и выбор влияет на объём застройки.

Сцена и техника. Проектируются сценический комплекс, задник, экраны, схема звукоусиления и световое решение. Отдельно закладываются коммутация ноутбуков спикеров, резервные линии звука, петличные и ручные микрофоны, суфлёр, а также кабины и приёмники для синхронного перевода. Монтаж, репетиция и демонтаж включаются в график с запасом, поскольку большинство площадок ограничивает время доступа подрядчиков.

Регистрация участников и работа с данными

Регистрация как процесс. Регистрация начинается задолго до события: форма приёма заявок, подтверждения, напоминания, списки по секциям. На площадке разворачиваются стойки, печать бейджей, зоны для участников разных категорий и навигация. Для крупных событий закладывается несколько точек входа, чтобы очередь не сдвигала начало пленарной части.

Данные и отчётность. Собранные сведения об участниках обрабатываются в соответствии с законодательством и внутренними политиками компании-заказчика. По итогам формируется отчёт: явка по секциям, активность в зале и на трансляции, обратная связь. Состав услуги зависит от выбранного варианта, и основные комплектации представлены далее.

Опция	Что включает	Кому подходит
Базовая организация	Подбор и бронирование площадки, базовый технический райдер, регистрация участников, координация в дни события	Компаниям с готовой программой и небольшим числом участников
Конференция под ключ	Концепция и программа, работа со спикерами, площадка, застройка сцены, полный технический райдер, регистрация, кейтеринг, координация, отчётность	Компаниям, которым нужен один подрядчик на весь проект
Гибридный формат	Полный цикл плюс онлайн-трансляция, режиссура эфира, работа с удалённой аудиторией, запись и монтаж материалов	Компаниям с участниками в нескольких городах и странах
Международный формат	Полный цикл плюс синхронный перевод, аккредитация, сопровождение делегаций, логистика прибытия и размещения	Компаниям и организациям с иностранными спикерами и гостями
Техническое обеспечение	Сцена, звук, свет, экраны, коммутация, техническая режиссура, монтаж и демонтаж	Компаниям с собственной программой и внутренней командой проекта

Как читать комплектации. Различие между вариантами определяется тем, какую часть проекта компания оставляет за собой. Базовая организация предполагает, что содержательная часть готовится внутри. Вариант под ключ снимает операционную нагрузку целиком, включая работу со спикерами. Гибридный и международный форматы добавляют отдельные производственные линии: эфирную режиссуру в первом случае и перевод с логистикой делегаций во втором. Переход между вариантами возможен при согласовании бюджета, но не после бронирования площадки и подписания договоров с подрядчиками.

Форматы конференций

Формат задаёт требования. Аудитория конференции определяет площадку, тональность, состав программы и требования к технической части. Корпоративная конференция для сотрудников, клиентская сессия, дилерская встреча, отраслевое событие и научная конференция различаются по структуре дня и по тому, что считается результатом. Формат фиксируется до расчёта бюджета. Основные различия между вариантами сведены в следующую таблицу.

Формат	Горизонт подготовки	Особенности	Когда выбирать
Корпоративная конференция	Средний, зависит от согласований внутри компании	Выступления руководства, трансляция стратегии, закрытый доступ	Коммуникация целей и результатов сотрудникам
Клиентская конференция	Средний, включает работу с приглашениями	Имиджевая составляющая, демонстрационные зоны, персональные приглашения	Укрепление отношений с действующими клиентами
Партнёрская и дилерская конференция	Средний, требует сбора данных по сети	Итоги периода, награждение, обучающие блоки, вечерняя часть	Работа с партнёрской и дилерской сетью
Отраслевая конференция	Длительный, зависит от подбора спикеров	Внешние эксперты, регистрация открытого типа, работа с прессой	Позиционирование компании в профессиональном сообществе
Научная конференция	Длительный, привязан к сбору тезисов	Секции по направлениям, сборники материалов, постерные сессии	События с академической и исследовательской аудиторией
Гибридная конференция	Средний, добавляет эфирную линию	Студийная режиссура, модерация онлайн-аудитории, запись и монтаж	Участники распределены между городами и странами

Ограничения форматов. Открытая регистрация на отраслевых событиях требует запаса по вместимости и отдельного сценария при неявке части подтвердившихся участников. Дилерские конференции с награждением и вечерней частью удлиняют день и повышают нагрузку на логистику. Научные форматы с параллельными секциями зависят от готовности материалов и плохо переносят поздние изменения в программе. Гибридные события требуют отдельной команды на эфир: совмещение зала и трансляции силами одной технической группы снижает качество обеих линий. Когда конференция решает задачу продвижения продукта на рынке, её дополняют мероприятия для продвижения бренда с демонстрационными зонами и активациями.

Кому подходит организация конференции под ключ

Компании корпоративного сектора. Услуга рассчитана на организаторов со стороны компаний, ассоциаций и международных структур, которым нужен подрядчик полного цикла. Внутренние команды при таком масштабе сосредотачиваются на содержании программы и работе с приглашёнными, а операционная часть переходит агентству. Такое разделение снижает риск того, что содержательная подготовка пострадает из-за организационных задач.

Проекты с международными участниками. Присутствие иностранных спикеров и гостей меняет структуру подготовки: добавляются синхронный перевод, аккредитация, сопровождение делегаций и согласование материалов на нескольких языках. Опыт работы с международными организациями и компаниями из сфер фармацевтики, технологий и финансов, включая Всемирный Банк, USAID, TEVA, Sandoz и Janssen, позволяет вести такие проекты с учётом требований к документообороту и комплаенсу.

Тендерные закупки. Часть конференций закупается через тендер или запрос нескольких коммерческих предложений с жёстким сроком подачи. Для таких процедур важны прозрачная структура сметы, подтверждённые стандарты работы и наличие сопоставимых по масштабу проектов в портфеле. Сертификация системы менеджмента по ISO 9001 и ISO 14001 упрощает прохождение формальных требований закупочных комиссий.

Когда формат не подходит. Организация под ключ избыточна для внутренних совещаний без сцены, регистрации и внешних участников. Если основная задача заключается в перемещении участников между городами и странами с деловой и культурной программой, ближе по интенту оказываются деловые поездки для компаний с логистикой, размещением и сопровождением групп.

Как выбрать площадку и подрядчика

Чек-лист перед обращением. Перед выбором формата важно учитывать несколько факторов. Проработка перечисленных пунктов сокращает число итераций и ускоряет расчёт бюджета.

Задача и результат. Что компания считает успешным итогом: явка, охват трансляции, качество состава участников, обратная связь или подписанные договорённости. От этого зависит структура программы.
Число участников и его точность. Ожидаемая явка и допустимое отклонение. Вместимость зала подбирается с запасом, но избыточная площадка визуально обесценивает событие при неполной посадке.
Языки и перевод. Языки выступлений и материалов, необходимость синхронного перевода, число языковых пар. Эти данные определяют кабины, оборудование и состав переводчиков.
Онлайн-часть. Нужна ли трансляция, будет ли она открытой или закрытой, требуется ли запись и монтаж. Эфирная линия планируется одновременно с залом, а не добавляется в последний момент.
Даты и жёсткость. Фиксированные даты сужают выбор площадок, особенно в периоды деловой активности. Наличие альтернативных дат расширяет возможности по залам и подрядчикам.
Типовые ошибки выбора. Бронирование площадки до утверждения программы, планирование трансляции без отдельной команды, отсутствие репетиции со спикерами, недооценка времени на регистрацию, отсутствие ответственного со стороны компании с правом согласования.
Критерии подрядчика. Опыт событий сопоставимого масштаба, наличие технической режиссуры, порядок работы с изменениями в программе, прозрачная структура сметы, состав координационной команды на площадке и процедура закрытия проекта.

От чего зависит стоимость организации конференции

Основные факторы расчёта. Бюджет формируется из числа участников, площадки и длительности аренды, объёма застройки, состава технического райдера, количества параллельных секций, наличия синхронного перевода и трансляции, формата питания и логистики приглашённых. Каждый параметр меняет расчёт независимо от остальных, поэтому смета формируется после уточнения вводных.

Что сдвигает верхнюю границу. Многодневный формат, несколько параллельных потоков, сложная сценография и большие экранные комплексы, синхронный перевод на несколько языков, профессиональная эфирная режиссура с многокамерной съёмкой, приглашённые внешние спикеры и логистика делегаций увеличивают объём работ. Отдельным фактором становится площадка с ограниченным временем монтажа, поскольку сжатый график требует большей команды.

Что смещает нижнюю границу. Однодневный формат без параллельных секций, площадка с собственным техническим оснащением, единый язык мероприятия, отсутствие трансляции и компактная застройка сокращают объём производства. Часть задач может закрываться внутренними ресурсами компании, включая подготовку контента и работу с приглашениями, и это отражается в структуре сметы.

Индивидуальный расчёт. Отдельно согласуются проекты с усиленными требованиями к безопасности и конфиденциальности, события с аккредитацией прессы, конференции с участниками из нескольких стран и мероприятия, закупаемые через тендерные процедуры. Итоговые условия определяются после уточнения параметров и фиксируются в договоре до старта производства.

Этапы работы над конференцией

Шаг 1. Бриф и параметры проекта

Сбор вводных. Обсуждаются задача конференции, аудитория, ожидаемое число участников, даты, город, языки, требования к трансляции и ограничения компании. От заказчика требуется назначить ответственного с правом согласования решений. Отсутствие такого контакта растягивает все последующие этапы, поскольку каждое решение уходит на дополнительный круг.

Шаг 2. Концепция, площадка и бюджет

Предложение и расчёт. Формируются концепция события, черновая структура программы, варианты площадок, схема застройки и структура сметы. Фиксируются комплектация услуги и распределение зон ответственности. Переход к следующему этапу происходит после письменного согласования концепции и подписания документов.

Шаг 3. Подготовка и производство

Реализация решений. Бронируется площадка, подписываются договоры с подрядчиками, изготавливаются застройка и брендированные материалы, запускается регистрация, собираются презентации спикеров, планируются перевод, трансляция и питание. От компании требуются финальная программа, списки участников и утверждённые тексты. Этап затягивается при поздней передаче контента и изменении числа участников после бронирования.

Шаг 4. Дни проведения

Работа на площадке. Монтаж, репетиция со спикерами, разворачивание зоны регистрации, встреча участников, ведение программы по таймингу, работа технической режиссуры и эфирной группы. Координационная команда держит связь с площадкой и подрядчиками и решает вопросы по ходу события.

Шаг 5. Отчётность и закрытие проекта

Итоги и документы. Демонтаж, расчёты с подрядчиками, закрывающие документы, передача записи, фото и видеоматериалов, отчёт по явке и обратной связи. Материалы используются компанией во внутренних и внешних коммуникациях после события.

Почему выбирают EZ Solutions

Прозрачный процесс. Работа строится по этапам с фиксацией результата на каждом шаге: бриф, концепция, бюджет, производство, проведение, отчётность. Компания видит, что согласовано, что находится в работе и что влияет на сроки. Изменения вносятся через понятную процедуру, а не через устные договорённости с отдельными подрядчиками.

Техническая режиссура на проекте. Сцена, звук, экраны, коммутация спикеров и эфирная линия ведутся как единая система с репетицией и резервированием критичных узлов. Такой подход снижает вероятность простоя в момент выступления и сохраняет тайминг при параллельных секциях.

Подтверждённый опыт. Агентство работает на рынке Казахстана и Центральной Азии более 20 лет и реализовало свыше 3500 мероприятий для более чем 200 клиентов, среди которых Microsoft, Всемирный Банк, USAID, TEVA, Sandoz, Janssen, Beeline и Toyota. Система менеджмента сертифицирована по ISO 9001 и ISO 14001. По данным компании, показатель NPS составляет 9,5 на основе более чем 80 отзывов клиентов за последние 12 месяцев. Подробнее раскрывает историю проектов и команду опыт организации мероприятий агентства.

Основные преимущества

Полный цикл: программа и спикеры, площадка, застройка, техника, регистрация, перевод, трансляция, кейтеринг, координация, отчётность.
Опыт международных проектов с синхронным переводом и сопровождением делегаций.
Офисы в Алматы, Астане, Бишкеке и Ташкенте, работа по Казахстану и Центральной Азии.
Проекты для международных организаций и компаний из сфер технологий, фармацевтики, автомобилестроения, FMCG и финансов.
Сертификация системы менеджмента по ISO 9001 и ISO 14001.
Координационная и техническая команда на площадке в течение всех дней события.

Частые вопросы об организации конференций

Что входит в организацию конференции под ключ

Комплектация под ключ включает разработку концепции и структуры программы, работу со спикерами и модератором, подбор и бронирование площадки, застройку сцены, полный технический райдер со звуком, светом и экранами, регистрацию участников, кейтеринг, координацию в дни события и отчётность по итогам. Дополнительно подключаются синхронный перевод и онлайн-трансляция. Состав корректируется под задачу компании, и распределение зон ответственности фиксируется при согласовании сметы.

На какое число участников рассчитана услуга

Проекты реализуются для событий разного масштаба, от камерных отраслевых сессий до конференций на несколько сотен и более участников. Для крупных событий закладываются несколько точек регистрации, деление на параллельные секции, навигация по зонам, усиленное звукоусиление и расширенная координационная команда. Точное ожидаемое число участников влияет на выбор площадки, поэтому его уточняют до бронирования.

Сколько времени занимает подготовка конференции

Горизонт подготовки зависит от формата, площадки и содержательной части. События с внешними спикерами и открытой регистрацией требуют более раннего старта, поскольку программа собирается параллельно с приглашениями. Проекты с масштабной застройкой, синхронным переводом и эфирной линией также удлиняют подготовку. Сжатые сроки не исключают реализацию, но ограничивают выбор площадок и технических решений.

Как организована регистрация участников

Регистрация ведётся с этапа приёма заявок: форма, подтверждения, напоминания и формирование списков по секциям. На площадке разворачиваются стойки, печать бейджей и навигация, для крупных событий предусматриваются несколько точек входа. Данные участников обрабатываются в соответствии с законодательством и внутренними политиками компании-заказчика, а по итогам формируется отчёт по явке.

Можно ли обеспечить синхронный перевод

Синхронный перевод подключается как отдельная линия проекта: подбираются переводчики по нужным языковым парам, устанавливаются кабины и оборудование, приёмники выдаются участникам на регистрации. Материалы и презентации передаются переводчикам заранее для подготовки терминологии. Число языковых пар и продолжительность события определяют состав переводческой команды.

Как проводится онлайн-трансляция и запись

Трансляция ведётся отдельной технической группой с собственной режиссурой, чтобы качество эфира не зависело от нагрузки на зал. Настраиваются камеры, вывод презентаций в эфир, звук с пульта и модерация онлайн-аудитории. Запись обрабатывается после события и передаётся заказчику вместе с материалами для дальнейшего использования во внутренних и внешних коммуникациях.

Можно ли провести конференцию в Астане или другом городе

Проекты реализуются в Алматы, Астане и других городах Казахстана, а также в Бишкеке и Ташкенте, где у агентства есть офисы. Для событий за пределами базового города планируются выезд команды, доставка оборудования и работа с локальными подрядчиками. География фиксируется на этапе брифа, поскольку она влияет на график подготовки и структуру сметы.

Какие данные нужны для расчёта бюджета

Требуются задача конференции, предполагаемые даты, город, ожидаемое число участников, продолжительность в днях, число параллельных секций, языки мероприятия, потребность в переводе и трансляции, а также требования к застройке и питанию. Дополнительно полезны фирменные материалы и сведения о том, какие блоки компания планирует закрывать собственными силами.

Следующий шаг. Для расчёта достаточно передать задачу конференции, даты, город и ожидаемое число участников. Команда EZ Solutions подготовит концепцию и структуру бюджета под конкретный формат, а после согласования возьмёт на себя подготовку, проведение и закрытие проекта.