Отзывы

Выражаем благодарность группе компаний EZS за творческий подход и создание оригинальных идей, а так же профессионализм в организации и проведении маркетинговых и корпоративных мероприятий для компании «Эфес Казахстан».

Евразийский банк развития выражает благодарность Агентству «EZ Solutions» за высокий уровень организации и успешное проведение 6-й международной конференции «Таможенный союз и Единое экономическое пространство ЕврАзЭС: перспективы дальнейшей интеграции».

Состоявшаяся конференция еще раз подтвердила, что Агентство «EZ Solutions» является лидером в сфере оказания конференц-услуг и способно решать поставленные задачи качественно и профессионально. Высокий репутационный рейтинг Агентство достойно подтверждает все годы партнерства с Евразийским банком развития.

Филиал «ЮРС Федэрал Сервисез Интернэшнл Инк.» в Казахстане выражает глубокую и искреннюю благодарность команде международного ивент-агентства EZ Solutions за высокий уровень оказания логистических услуг в рамках совместного сотрудничества. Агентство EZ Solutions является нашим постоянным партнером на протяжении нескольких лет. За это время проведено более 60 учебных курсов в Казахстане и за рубежом, на которых Ваша компания обеспечивала высокий уровень логистической поддержки курсов. Мы ценим Вашу компанию за индивидуальный подход и креативное решение любых поставленных задач, прозрачность и слаженную работу на каждом этапе, а также умение выполнять задачи в самые сжатые сроки. Особо хотелось бы отметить высокую квалификацию и профессионализм сотрудников Вашей компании: их оперативная работа, персональный подход к каждой заявке, качественное исполнение своих функций, оперативность и гибкость решений рабочих вопросов производят на нас приятное впечатление. Мы благодарны агентству EZ Solutions за плодотворное сотрудничество и рекомендуем компанию как надежного и профессионального подрядчика, способного успешно реализовывать задачи любого объема и сложности в сфере ивент-услуг. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество!

Международное агентство EZ Solutions уже не первый год является нашим постоянным ивент-партнером, с которым мы проводим основные крупные мероприятия Toyota Motor Kazakhstan. EZ Solutions обеспечили всестороннюю организацию, подготовку локаций, продакшн, оформление, дизайн материалов, световое, звуковое и видеооборудование, организацию развлекательных активностей. В каждый проект агентство привносило свои креативные идеи и обеспечивало высочайший уровень организации. Благодаря чему мы не только успешно провели все запланированные проекты, но и до сих пор получаем положительные отзывы от коллег и партнеров на международном уровне. Мы благодарны агентству EZ Solutions за профессионализм, креативность и готовность качественно реализовывать самые смелые наши идеи. Надеемся на дальнейшее сотрудничество и рекомендуем компанию как надежного партнера в сфере ивент-услуг.

От имени Проекта USAID по региональному экономическому сотрудничеству, хочу выразить благодарность Группе компаний EZS, за плодотворное сотрудничество в рамках организации ряда мероприятий проекта REC в Республике Казахстан и Центральной Азии. Особо хочу отметить профессиональные заслуги команды EZS в подготовке и проведении ежегодного Центрально-Азиатского торгового форума. Считаю, что компетентность, предусмотрительность и способность быстро интегрироваться с командой клиента - являются основой успеха команды EZS в профессиональной деятельности. Без тени сомнения рекомендую команду EZS, как надежного, эффективного и долгосрочного бизнес-партнера в Центральной Азии.

От имени ТОО «МЕТРО Кэш энд Керри» выражаем всему коллективу EZ Solutions благодарность за многолетнее сотрудничество при организации различных мероприятий для клиентов, проводимых нашей компанией. Хочется отметить творческий подход, восприимчивость к пожеланиям, гибкость в решении организационных вопросов в процессе подготовки и проведения всех ивентов, ответственное отношение к совместной работе и заинтересованность в результате. Благодаря профессионализму, креативности и слаженной работе Вашей дружной команды наши мероприятия проходят ярко, весело и находят положительный отклик у наших клиентов и партнёров.

Менеджеры EZ Solutions зарекомендовали себя как профессиональная команда, способная решать быстро и качественно любые проектные задачи, успешно находить нужные решения и креативно подходить к реализации концепций любой сложности. За годы совместного сотрудничества, EZ Solutions реализовало более 300 проектов Hewlett Packard различного содержания: обучающие семинары, услуги промо-команд в центрах реализации продукции HP, семинары по новым продуктам компании HP, выездные семинары-тимбилдинги для партнеров HP, рекламные кампании новых продуктов HP, производство POS материалов, организация развлекательных программ и прочие виды услуг. Не менее важным преимуществом EZ Solutions является возможность компании работать на условиях пост оплаты и возможность кредитования масштабных дорогостоящих проектов на период более 45 дней.

С международным ивент-агентством EZ Solutions мы сотрудничаем на постоянной основе уже не первый год. Компания профессионально и качественно реализует для нас различные ивент-проекты, в том числе закрытые предпоказы фильмов, вышедших в мировой прокат. Мы ценим, что в реализации подобных проектов агентству удается полностью воссоздать декорации из фильмов, оформление, включая фотозоны, костюмы, кейтеринг и музыкальное сопровождение, всегда продумано до мельчайших деталей, а гости могут максимально погрузиться в атмосферу мировой премьеры. Мы благодарны агентству EZ Solutions за профессионализм, способность привносить креативные идеи в наши проекты и всегда реализовывать их на самом высоком уровне. По результатам совместно проведенных ивентов мы постоянно получаем положительные отзывы от наших гостей, посетивших мероприятие.

Международное ивент-агентство EZ Solutions является нашим проверенным партнером, с которым мы успешно проводим различные HR-мероприятия, тимбилдинги, корпоративные ивенты для сотрудников. Мы ценим агентство EZ Solutions за индивидуальный подход и креативное решение поставленных задач, внимание к любым пожеланиям нашего коллектива, а также умение организовать мероприятие на высочайшем уровне даже в самые сжатые сроки. Корпоративные ивенты, организованные командой EZ Solutions, всегда дарят массу положительных эмоций, ярких впечатлений и надолго остаются в памяти наших сотрудников.

Я хотел бы поблагодарить вас за ваше участие и работу, которые привели к успешной организации 2-го Форума ЕС-Центральная Азия в Алматы 18-19 мая 2023 года. Форум прошел с большим успехом, и мы продолжаем получать очень положительные отзывы от правительства Казахстана, стран-членов ЕС, бизнеса ЕС и Центральной Азии, а также представителей международного сообщества. Безусловно, было много вызовов и изменений в последний момент, которые вы успешно решили с спокойствием, прагматизмом и нацеленностью на решение проблем.

От имени нашей компании выражаем глубокую благодарность коллективу ивент-агентства EZS за взаимовыгодное сотрудничество и поддержку, оказанную в ходе проведения корпоративного мероприятия "Лига профессионалов". Благодаря Вашей открытости, профессиональному подходу, стремлению понять и удовлетворить потребности партнера наше мероприятие прошло на высоком уровне. Особенно хотелось бы выразить отдельную благодарность за профессионализм вашим сотрудникам - Захаровой Ксении и Катерине Неруш.

Международное агентство EZ Solutions более 5 лет сотрудничает с ТОО «Хуавей Текнолоджиз Казахстан», осуществляя организацию различных деловых, HR и маркетинговых мероприятий, в числе которых – регулярное проведение IT Day и различных тренингов, презентации новых продуктов, корпоративные мероприятия и церемонии награждения партнеров. Мы ценим EZ Solutions за умение погрузиться в бренд, активное применение инноваций, индивидуальный подход к каждому брифу и бескомпромиссное отношение к качеству работы. Агентство выстраивает эффективную стратегию, которая позволяет реализовать наши проекты на неизменно высоком уровне. Хотим особенно поблагодарить EZ Solutions за вовлеченность, проактивность, творческую энергию и готовность экспериментировать и развиваться, чтобы создавать яркие и запоминающиеся события.

Группа компаний EZ Solution является подрядчиком по организации логистических услуг с 2019 года. За это время EZS показало свою способность с полной ответственностью и профессионализмом подходить к поставленным задачам. Выполнять работы качественно и в срок. Отличительной чертой компании является профессионализм, организованность сотрудников компании и ответственный подход к поставленным задачам. Рекомендуем группу компаний EZS как надежного и стабильного делового партнера.

EZ Solutions является нашим проверенным партнером, который профессионально и качественно реализует наш проект «под ключ». В задачи агентства входит большой объем работы, включая приглашение и регистрацию гостей, создание и ведение сайта, осуществление digital- поддержки, разработку креативной концепции и айдентики Форума, работу над программой Форума, подготовку спикеров, полное техническое обеспечение, а также создание комфортной среды для налаживания деловых связей и решения актуальных вопросов. В период пандемии компетентность и слаженная работа агентства позволили нам успешно трансформировать концепцию Форума и использовать современные инструменты для проведения Форума в гибридном формате. Выражаем EZ Solutions особую благодарность за сотрудничество, высокий профессионализм и экспертность в вопросах организации Форума. Мы рекомендуем компанию EZ Solutions, как надежного и профессионального подрядчика в сфере оказания услуг веб-разработки и услуг по организации и проведению бизнес-мероприятий.

Организация форумов и конгрессов в Казахстане для компаний и ассоциаций

Q: Чем форум отличается от конференции

Конференция чаще однопоточная и укладывается в один день. Форум предполагает многопоточную архитектуру, выставочную зону, несколько категорий участников с разными уровнями доступа, работу прессы и часто участие делегаций, что удлиняет подготовку и усложняет схему аккредитации.

Форум полного цикла. Организация форума под ключ силами EZ Solutions включает концепцию и архитектуру программы, подбор площадки и застройку, работу со спикерами и модераторами, аккредитацию участников и прессы, синхронный перевод, онлайн-трансляцию, кейтеринг, сопровождение делегаций и координацию всех дней события. Проекты реализуются в Астане, Алматы и других городах Казахстана, а также в Бишкеке и Ташкенте. Итоговые условия определяются после уточнения дат, числа участников, количества потоков и требований к площадке.

Кратко о главном

Профиль: отраслевые, деловые, международные и профессиональные форумы, конгрессы и съезды.
Состав услуги: программа и спикеры, площадка и застройка, аккредитация, техника, перевод, трансляция, питание, координация, постпродакшен.
География: офисы в Астане, Алматы, Бишкеке и Ташкенте, проекты по Казахстану и Центральной Азии.
Опыт: более 20 лет на рынке, свыше 3500 реализованных мероприятий, более 200 клиентов, работа в трёх странах.
Клиенты: Всемирный Банк, USAID, Department of State, CDC, ASCP, Microsoft, TEVA, Sandoz, Janssen и другие организации.
Стандарты: система менеджмента сертифицирована по ISO 9001 и ISO 14001.

Что входит в организацию форума

Форум как многопоточный проект. Отличие форума от других деловых форматов заключается в одновременности процессов: пленарная часть, параллельные сессии, выставочная зона, работа прессы и онлайн-трансляция идут в одном временном окне. Участник перемещается между потоками, спикеры сменяют друг друга по расписанию, делегации требуют сопровождения. Проект строится как система с общим таймингом, где каждое звено имеет своего ответственного и резервный сценарий.

Единый координационный контур. При нескольких десятках подрядчиков на одном объекте отсутствие центрального координатора приводит к тому, что заказчик получает роль диспетчера. Единый контур управления закрывает связь с площадкой, техническими службами, переводчиками, кейтерингом, службой аккредитации и эфирной группой. Штаб проекта работает по единому регламенту эскалации, и решения по ходу события принимаются без задержек.

Место в линейке деловых форматов. Форум входит в блок событий для профессиональной аудитории вместе с конференциями, круглыми столами и семинарами. Для компаний, планирующих регулярную работу с партнёрами и отраслевым сообществом, отдельным направлением остаются деловые мероприятия разного масштаба и характера.

Концепция, программа и работа со спикерами

Архитектура программы. Работа начинается с задачи форума: формирование отраслевой повестки, привлечение инвестиций, обмен практиками между организациями, позиционирование ассоциации или государственной инициативы. От задачи зависит соотношение пленарной части и секций, число потоков, наличие практических сессий и выставочной зоны. Программа фиксируется поминутно, включая перерывы, поскольку сдвиг кофе-брейка нарушает синхронизацию параллельных потоков.

Спикеры и модерация. Сопровождение спикеров включает переписку и согласование тем, сбор презентаций в единый шаблон, проверку технической совместимости файлов, репетицию, тайм-кипинг и подготовку модераторов панельных сессий. Для иностранных участников дополнительно планируются приглашения, логистика прибытия и сопровождение на площадке. Модератор панели удерживает темп дискуссии и распределяет время между участниками, что критично при жёстком расписании потоков.

Площадка, застройка и техническое обеспечение

Подбор площадки под масштаб. Площадка выбирается по вместимости пленарного зала, числу помещений под параллельные секции, наличию зон регистрации, выставочной части, переговорных комнат и помещений для делегаций и прессы. Проверяются высота потолка под экраны и фермы, схема подвеса, электрические мощности, логистика монтажа и график загрузки. Конгресс-площадки в Астане и Алматы различаются по этим параметрам, и выбор определяет объём застройки.

Застройка и техника. Проектируются сценический комплекс пленарного зала, оформление секционных помещений, навигация по этажам и зонам, выставочные конструкции, зона прессы. Технический райдер включает звукоусиление для каждого зала, экранные комплексы, коммутацию спикеров, резервные линии, микрофоны для вопросов из зала, кабины и приёмники синхронного перевода. Монтаж, репетиция и демонтаж закладываются в график с запасом.

Аккредитация участников и работа с делегациями

Аккредитация как отдельная линия. Форум предполагает несколько категорий участников: делегаты, спикеры, организаторы, пресса, гости, представители партнёров. Каждая категория получает свой уровень доступа, бейдж и маршрут. Регистрация запускается заранее, ведётся работа с подтверждениями, формируются списки по секциям, на площадке разворачиваются несколько точек входа и печати бейджей.

Сопровождение делегаций и прессы. Иностранные и официальные делегации требуют протокольного сопровождения: встреча, размещение, трансфер, персональный сопровождающий, порядок участия в программе. Для прессы организуются аккредитация, рабочая зона, площадка для интервью и подготовка материалов. Состав услуги зависит от выбранного варианта, и основные комплектации представлены далее.

Опция	Что включает	Кому подходит
Базовая организация	Подбор и бронирование площадки, базовый технический райдер, регистрация участников, координация в дни события	Организаторам с готовой программой и одним потоком
Форум под ключ	Концепция и архитектура программы, работа со спикерами, площадка, застройка, полный технический райдер, аккредитация, кейтеринг, координация, отчётность	Компаниям и ассоциациям, которым нужен один подрядчик на весь проект
Международный формат	Полный цикл плюс синхронный перевод, протокольное сопровождение делегаций, логистика прибытия и размещения, работа с иностранными спикерами	Международным организациям и государственным инициативам
Гибридный формат	Полный цикл плюс онлайн-трансляция потоков, эфирная режиссура, модерация удалённой аудитории, запись и монтаж	Событиям с участниками в нескольких странах
Застройка и техническое обеспечение	Сценический комплекс, оформление секций, навигация, выставочные конструкции, звук, свет, экраны, техническая режиссура	Организаторам с собственной программной командой

Как читать комплектации. Различие между вариантами определяется числом самостоятельных производственных линий в проекте. Базовая организация подходит однопоточному событию с готовой программой. Вариант под ключ добавляет содержательную линию и полный производственный цикл. Международный формат подключает перевод и протокол как отдельные направления со своими руководителями. Гибридный добавляет эфирную группу, которая не может совмещаться с залом без потери качества обеих линий. Переход между вариантами возможен на этапе согласования бюджета, но не после бронирования площадки и подписания договоров с подрядчиками.

Отраслевые направления и форматы форумов

Отрасль определяет подготовку. Инвестиционный форум, профессиональное событие в сфере технологий или энергетики, медицинский конгресс и съезд ассоциации различаются по составу аудитории, требованиям к содержанию и характеру согласований. Отраслевая специфика влияет на подбор спикеров, работу с материалами и на то, какие процедуры нужно пройти до старта производства. Основные различия между направлениями сведены в следующую таблицу.

Направление	Горизонт подготовки	Особенности	Когда выбирать
Инвестиционный форум	Длительный	Протокол, участие официальных лиц, переговорные зоны, работа с прессой	Привлечение инвестиций и презентация проектов региона или отрасли
Отраслевой профессиональный форум	Длительный	Внешние эксперты, открытая регистрация, выставочная зона партнёров	Формирование повестки в сфере технологий, энергетики или финансов
Медицинский конгресс	Длительный	Сбор тезисов, постерные сессии, требования к содержанию материалов, аккредитация специалистов	События для профессионального медицинского сообщества
HR-форум	Средний	Практические секции, кейс-сессии, интерактивные форматы работы с залом	Обмен практиками между HR-подразделениями компаний
Съезд и конгресс ассоциации	Длительный	Регламент, голосования, отчётные процедуры, ежегодная периодичность	Уставные мероприятия профессиональных объединений
Молодёжный форум	Средний	Массовая регистрация, работа с волонтёрами, образовательные треки	Образовательные и общественные инициативы

Ограничения и границы форматов. Открытая регистрация требует запаса по вместимости и отдельного сценария при неявке части подтвердившихся участников. Уставные съезды зависят от регламента организации, и программа подстраивается под процедурную часть, а не наоборот. Медицинские и научные направления привязаны к срокам сбора тезисов, поэтому поздние изменения программы обходятся дорого. Когда событие однопоточное и укладывается в один день без выставочной зоны и аккредитации прессы, задачу закрывает организация конференций с более компактным производственным циклом.

Кому подходит организация форума под ключ

Отраслевые ассоциации и профессиональные объединения. Для организаций с ежегодным событием важна повторяемость: единая концепция, накопленная база участников, предсказуемый производственный цикл и сопоставимая отчётность от года к году. Подрядчик, знакомый с регламентом объединения, сокращает подготовку каждого следующего форума.

Международные организации и государственные инициативы. Проекты с участием иностранных делегаций предъявляют повышенные требования к протоколу, переводу, документообороту и отчётности. Опыт работы с Всемирным Банком, USAID, Department of State, CDC и ASCP позволяет вести такие проекты с учётом процедур закупок, требований к прозрачности расходов и стандартов отчётности перед донорскими организациями.

Компании с задачей отраслевого позиционирования. Собственный форум выводит компанию из роли участника чужой повестки в роль её организатора. Такой проект требует содержательной работы: подбора внешних спикеров, формирования тем, привлечения профильной аудитории. Для делегаций и участников из других стран отдельным направлением остаются международные корпоративные мероприятия с логистикой прибытия, размещением и деловой программой.

Когда формат избыточен. Многопоточная архитектура не нужна событию на несколько десятков участников с одним блоком выступлений. Разворачивание аккредитации, навигации и параллельных секций для такого масштаба увеличивает бюджет без прироста результата.

Как выбрать подрядчика и подготовиться к тендерной процедуре

Чек-лист перед закупкой. Форумы закупаются через тендер или запрос нескольких коммерческих предложений, и качество технического задания напрямую влияет на сопоставимость поступивших предложений. Проработка перечисленных пунктов сокращает число уточняющих вопросов и ускоряет оценку.

Параметры события в задании. Даты, город, ожидаемое число участников, количество потоков, продолжительность в днях, языки и наличие трансляции. Без этих данных предложения приходят несопоставимыми по структуре.
Категории участников. Делегаты, спикеры, пресса, официальные лица, партнёры. Число категорий определяет схему аккредитации и объём работы службы регистрации.
Требования к площадке. Вместимость пленарного зала, число секционных помещений, выставочная зона, комнаты для делегаций, доступность для маломобильных участников.
Отчётность. Формат итогового отчёта, состав передаваемых материалов, требования донорских организаций или головного офиса к подтверждению расходов.
Подтверждение опыта подрядчика. Реализованные проекты сопоставимого масштаба, наличие сертификации системы менеджмента, состав команды проекта, порядок работы с субподрядчиками.
Типовые ошибки организаторов. Бронирование площадки до утверждения архитектуры программы, планирование трансляции без отдельной команды, отсутствие репетиции со спикерами, недооценка времени на аккредитацию в первый день, отсутствие ответственного с правом согласования решений.
Процедурные сроки. Время на согласование внутри организации, на закупочные процедуры и на подписание договоров закладывается в общий график, поскольку производство не может стартовать до подписания.

От чего зависит стоимость организации форума

Основные факторы расчёта. Бюджет формируется из числа участников, продолжительности в днях, количества параллельных потоков, площадки и срока аренды, объёма застройки, состава технического райдера по каждому залу, наличия синхронного перевода и трансляции, схемы аккредитации, формата питания и логистики приглашённых. Каждый параметр меняет расчёт независимо от остальных.

Что сдвигает верхнюю границу. Многодневный формат с несколькими потоками, масштабная застройка и выставочная зона, синхронный перевод на несколько языков, многокамерная съёмка с эфирной режиссурой по каждому потоку, приглашённые международные спикеры, протокольное сопровождение делегаций и работа с прессой увеличивают объём производства. Отдельным фактором становится площадка с коротким окном монтажа, поскольку сжатый график требует большей команды.

Что смещает нижнюю границу. Однодневный однопоточный формат, площадка с собственным техническим оснащением, единый язык мероприятия, отсутствие выставочной части и трансляции сокращают объём работ. Часть задач может закрываться силами организатора, включая подбор спикеров и работу с содержанием программы, и это отражается в структуре сметы.

Индивидуальный расчёт. Отдельно согласуются проекты с участием официальных лиц и повышенными требованиями к безопасности, события с аккредитацией прессы, форумы с делегациями из нескольких стран и мероприятия, закупаемые через конкурсные процедуры с особыми требованиями к отчётности. Итоговые условия определяются после уточнения параметров и фиксируются в договоре до старта производства.

Этапы работы над форумом

Шаг 1. Бриф и параметры проекта

Сбор вводных. Обсуждаются задача форума, отраслевая специфика, состав и число участников, даты, город, количество потоков, языки, требования к трансляции, аккредитации и отчётности. От организатора требуется назначить ответственного с правом согласования решений. Отсутствие такого контакта растягивает все последующие этапы, поскольку каждое решение уходит на дополнительный круг.

Шаг 2. Концепция, площадка и бюджет

Предложение и расчёт. Формируются концепция, архитектура программы по потокам, варианты площадок, схема застройки и навигации, структура сметы. Фиксируются комплектация услуги и распределение зон ответственности. Переход к следующему этапу происходит после согласования концепции и подписания документов.

Шаг 3. Подготовка и производство

Реализация решений. Бронируется площадка, подписываются договоры с подрядчиками, запускается регистрация и аккредитация, ведётся переписка со спикерами, изготавливаются застройка, навигация и печатные материалы, планируются перевод, трансляция, питание и логистика делегаций. От организатора требуются финальная программа, списки участников и утверждённые материалы. Этап затягивается при поздней сдаче программы и изменении числа потоков после бронирования.

Шаг 4. Дни проведения

Работа на площадке. Монтаж, репетиции по залам, разворачивание точек аккредитации, встреча делегаций, ведение программы по таймингу в каждом потоке, работа технической режиссуры и эфирных групп, сопровождение прессы. Штаб проекта держит связь со всеми службами и решает вопросы по регламенту эскалации.

Шаг 5. Постпродакшен и отчётность

Итоги и документы. Демонтаж, расчёты с подрядчиками, закрывающие документы, обработка записей и фотоматериалов, монтаж итогового ролика, отчёт по явке в разрезе секций и категорий участников, сводка обратной связи. Аналитика по итогам используется организатором при планировании следующего цикла.

Почему выбирают EZ Solutions

Прозрачный процесс. Работа строится по этапам с фиксацией результата на каждом шаге: бриф, концепция, бюджет, производство, проведение, постпродакшен. Организатор видит, что согласовано, что находится в работе и что влияет на сроки. Изменения вносятся через понятную процедуру, а не через устные договорённости с отдельными подрядчиками.

Управление многопоточным проектом. Каждая линия форума получает своего ответственного, а штаб проекта работает по единому регламенту принятия решений. Критичные технические узлы резервируются, для потоков составляются раздельные тайминги с точками синхронизации. Такой подход удерживает расписание при одновременной работе нескольких залов.

Подтверждённый опыт для тендерных процедур. Агентство работает на рынке Казахстана и Центральной Азии более 20 лет и реализовало свыше 3500 мероприятий для более чем 200 клиентов в трёх странах, среди которых Всемирный Банк, USAID, Department of State, CDC, ASCP, Microsoft, TEVA и Sandoz. Система менеджмента сертифицирована по ISO 9001 и ISO 14001. По данным компании, показатель NPS составляет 9,5 на основе более чем 80 отзывов клиентов за последние 12 месяцев. Портфель проектов и состав команды раскрывает опыт EZ Solutions.

Основные преимущества

Полный цикл: концепция и программа, спикеры, площадка и застройка, аккредитация, техника, перевод, трансляция, питание, координация, постпродакшен.
Опыт международных проектов с делегациями, протокольным сопровождением и синхронным переводом.
Офисы в Астане, Алматы, Бишкеке и Ташкенте, работа по Казахстану и Центральной Азии.
Проекты для международных организаций, государственных инициатив и отраслевых объединений.
Сертификация системы менеджмента по ISO 9001 и ISO 14001.
Отчётность и аналитика по итогам события в разрезе секций и категорий участников.

Частые вопросы об организации форумов

Что входит в организацию форума под ключ

Комплектация под ключ включает разработку концепции и архитектуры программы по потокам, работу со спикерами и модераторами, подбор и бронирование площадки, застройку залов и навигацию, полный технический райдер, аккредитацию участников и прессы, кейтеринг, координацию всех дней события, а также постпродакшен с обработкой материалов и итоговой аналитикой. Дополнительно подключаются синхронный перевод, онлайн-трансляция и протокольное сопровождение делегаций.

На какое число участников рассчитана услуга

Проекты реализуются для событий разного масштаба, включая форумы на несколько сотен и более участников с параллельными сессиями. Для крупных событий закладываются несколько точек аккредитации, деление на потоки с раздельными таймингами, навигация по этажам и зонам, отдельные технические группы по залам и расширенный штаб проекта. Ожидаемое число участников уточняется до бронирования площадки.

Чем форум отличается от конференции

Конференция обычно однопоточная или с небольшим числом секций и укладывается в один день. Форум предполагает многопоточную архитектуру, выставочную зону, несколько категорий участников с разными уровнями доступа, работу прессы и часто участие делегаций. Отсюда более длительная подготовка, более сложная схема аккредитации и отдельные производственные линии по каждому направлению.

Как организована аккредитация участников и прессы

Аккредитация запускается заранее: приём заявок, проверка данных, распределение по категориям и уровням доступа, формирование списков по секциям. На площадке разворачиваются несколько точек регистрации с печатью бейджей, отдельная стойка для спикеров и делегаций, рабочая зона для прессы. Данные участников обрабатываются в соответствии с законодательством и внутренними политиками организатора.

Можно ли обеспечить синхронный перевод и работу с делегациями

Синхронный перевод подключается как отдельная линия проекта: подбираются переводчики по нужным языковым парам, устанавливаются кабины и оборудование, приёмники выдаются на аккредитации, материалы передаются переводчикам заранее для подготовки терминологии. Для делегаций планируются встреча, трансфер, размещение, персональное сопровождение и порядок участия в программе.

Проводятся ли форумы в Астане и других городах

Проекты реализуются в Астане, Алматы и других городах Казахстана, а также в Бишкеке и Ташкенте, где у агентства есть офисы. Астана часто выбирается для событий с участием государственных структур и международных организаций благодаря составу конгресс-площадок и расположению представительств. География фиксируется на этапе брифа, поскольку влияет на график подготовки и структуру сметы.

Что подтверждает опыт агентства при тендерной закупке

Для закупочных комиссий предоставляются сведения о реализованных проектах сопоставимого масштаба, состав команды проекта, порядок работы с субподрядчиками и сертификаты системы менеджмента ISO 9001 и ISO 14001. Агентство работает на рынке более 20 лет и имеет опыт проектов для международных организаций, что упрощает прохождение формальных требований к квалификации участника закупки.

Какие данные нужны для расчёта бюджета

Требуются задача форума, предполагаемые даты, город, ожидаемое число участников, продолжительность в днях, количество параллельных потоков, категории участников, языки мероприятия, потребность в переводе и трансляции, требования к застройке, выставочной зоне и питанию. Дополнительно полезны сведения о том, какие блоки организатор планирует закрывать собственными силами.

Следующий шаг. Для расчёта достаточно передать задачу форума, даты, город, ожидаемое число участников и количество потоков. Команда EZ Solutions подготовит концепцию, архитектуру программы и структуру бюджета, а после согласования возьмёт на себя подготовку, проведение и постпродакшен проекта.