Выражаем благодарность группе компаний EZS за творческий подход и создание оригинальных идей, а так же профессионализм в организации и проведении маркетинговых и корпоративных мероприятий для компании «Эфес Казахстан».
Евразийский банк развития выражает благодарность Агентству «EZ Solutions» за высокий уровень организации и успешное проведение 6-й международной конференции «Таможенный союз и Единое экономическое пространство ЕврАзЭС: перспективы дальнейшей интеграции».
Состоявшаяся конференция еще раз подтвердила, что Агентство «EZ Solutions» является лидером в сфере оказания конференц-услуг и способно решать поставленные задачи качественно и профессионально. Высокий репутационный рейтинг Агентство достойно подтверждает все годы партнерства с Евразийским банком развития.
Филиал «ЮРС Федэрал Сервисез Интернэшнл Инк.» в Казахстане выражает глубокую и искреннюю благодарность команде международного ивент-агентства EZ Solutions за высокий уровень оказания логистических услуг в рамках совместного сотрудничества. Агентство EZ Solutions является нашим постоянным партнером на протяжении нескольких лет. За это время проведено более 60 учебных курсов в Казахстане и за рубежом, на которых Ваша компания обеспечивала высокий уровень логистической поддержки курсов. Мы ценим Вашу компанию за индивидуальный подход и креативное решение любых поставленных задач, прозрачность и слаженную работу на каждом этапе, а также умение выполнять задачи в самые сжатые сроки. Особо хотелось бы отметить высокую квалификацию и профессионализм сотрудников Вашей компании: их оперативная работа, персональный подход к каждой заявке, качественное исполнение своих функций, оперативность и гибкость решений рабочих вопросов производят на нас приятное впечатление. Мы благодарны агентству EZ Solutions за плодотворное сотрудничество и рекомендуем компанию как надежного и профессионального подрядчика, способного успешно реализовывать задачи любого объема и сложности в сфере ивент-услуг. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество!
-thumb.jpg)
-thumb.jpg)
-thumb.jpg){kind=logo}
-thumb.jpg)
-thumb.jpg)
Кратко о главном
Событие как рабочий инструмент. Деловое мероприятие отличается от праздничного тем, что у него есть измеримая задача за пределами самого вечера: договорённость с партнёром, вывод отношений с клиентом на новый уровень, согласование позиции внутри отрасли, признание результатов дилерской сети. Организация выстраивается вокруг этой задачи, поэтому решения по формату, составу гостей, площадке и тональности принимаются раньше, чем решения по оформлению.
Работа с составом гостей. Ценность делового события определяется не количеством участников, а тем, кто именно пришёл. Отсюда отдельная линия работы: адресные приглашения, отслеживание подтверждений, повторные касания, рассадка с учётом должностей и связей между компаниями, сопровождение ключевых гостей на площадке. Формальная рассылка без последующей работы даёт низкую явку среди тех, ради кого мероприятие задумывалось.
Внешняя и внутренняя аудитория. Часть форматов обращена наружу, к партнёрам и клиентам, часть внутрь компании, к руководителям и командам. Церемония награждения и стратегическая сессия могут решать внутренние задачи, и тогда сценарий строится по другим правилам. Для системной работы с коллективом отдельным направлением остаются мероприятия для персонала с программами вовлечения и внутренних коммуникаций.
От задачи к механике. Бриф фиксирует цель, аудиторию, желаемый результат и ограничения. Утренний бизнес-завтрак на пятнадцать человек и вечерний приём на двести решают разные задачи, и подмена одного другим снижает эффект. Камерные форматы работают на глубину контакта, масштабные на охват и статус. Смешение целей в одном событии приводит к тому, что ни одна из них не достигается полностью.
Сценарий и тайминг. Деловая часть строится с учётом внимания аудитории: короткие выступления, модерируемая дискуссия, паузы для общения. Тайминг фиксируется поминутно, потому что участники такого уровня планируют день заранее и задержка начала или затянутый блок приводят к раннему уходу части гостей. Неформальная часть планируется как продолжение деловой, а не как отдельное событие.
Подбор площадки под статус. Площадка подбирается по вместимости, приватности, расположению относительно деловых районов Алматы и Астаны, наличию отдельных входов и переговорных зон. Проверяются парковка, возможность закрытого доступа, уровень сервиса и ограничения по времени. Для закрытых встреч отдельно оценивается защищённость помещения от посторонних.
Протокол и сопровождение. Для событий с участием руководства, представителей государственных структур или иностранных гостей выстраивается протокольная часть: порядок встречи, рассадка, очерёдность выступлений, сопровождение делегаций, работа переводчиков. Хостес-служба закрывает встречу, навигацию и адресное сопровождение ключевых участников в течение всего события.
Техника под задачу. Технический райдер для делового события формируется по принципу достаточности: качественный звук, чтобы выступающего слышали за дальними столами, корректный вывод презентаций, свет, подходящий для съёмки, микрофоны для дискуссии в зале. Избыточная сценография в деловом формате отвлекает от содержания.
Контент и материалы. Готовятся презентации в едином шаблоне, раздаточные материалы, наградные комплекты, брендированные элементы навигации, фото и видеосопровождение для последующих коммуникаций. Материалы согласуются с маркетинговой и юридической службами заказчика до производства. Состав услуги зависит от выбранного варианта, и основные комплектации представлены далее.
| Опция | Что включает | Кому подходит |
|---|---|---|
| Камерный формат | Подбор площадки, сценарий и тайминг, модератор, базовое техническое обеспечение, кейтеринг, координация | Компаниям для встреч с ограниченным кругом приглашённых |
| Деловое мероприятие под ключ | Концепция и сценарий, площадка, протокол и рассадка, полный технический райдер, работа с приглашёнными, кейтеринг, координация, отчётность | Компаниям, которым нужен один подрядчик на весь проект |
| Формат с приглашёнными спикерами | Полный цикл плюс подбор и сопровождение спикеров, модерация дискуссии, подготовка презентаций, работа с прессой | Компаниям, выстраивающим экспертное позиционирование |
| Закрытая сессия для руководства | Приватная площадка, фасилитация, протокол конфиденциальности, ограниченный доступ подрядчиков, оформление итогов | Советам директоров и топ-менеджменту |
| Серия мероприятий | Единая концепция для нескольких городов, повторяемый производственный цикл, сводная отчётность по всем событиям | Компаниям с региональной или партнёрской сетью |
Как читать комплектации. Различие между вариантами определяется не масштабом, а характером задачи. Камерный формат рассчитан на глубину контакта с узким кругом. Вариант под ключ снимает с компании операционную нагрузку по событию любого размера. Формат со спикерами добавляет содержательную линию и работу с внешними экспертами. Закрытая сессия предъявляет повышенные требования к приватности и составу подрядчиков. Серия мероприятий строится как повторяемый процесс, где концепция разрабатывается один раз, а производство тиражируется по городам.
Формат определяет всё остальное. Выбор формата задаёт время суток, площадку, длительность, состав программы и характер общения. Один и тот же круг приглашённых по-разному реагирует на утренний завтрак, дневной воркшоп и вечерний приём. Перед выбором формата важно учитывать несколько факторов: задачу, готовность аудитории тратить время и то, какой результат считается успешным. Основные различия между вариантами сведены в следующую таблицу.
| Формат | Горизонт подготовки | Особенности | Когда выбирать |
|---|---|---|---|
| Бизнес-завтрак | Короткий | Утреннее время, узкий круг, плотный тайминг, минимум сценографии | Точечная работа с ключевыми контактами |
| Круглый стол | Короткий | Модерация, равные роли участников, фиксация позиций, протокол | Обсуждение отраслевой повестки с партнёрами |
| Семинар и воркшоп | Средний | Практические блоки, раздаточные материалы, работа малыми группами | Передача прикладных знаний клиентам и партнёрам |
| Деловой приём и встреча с партнёрами | Средний | Протокол, рассадка, сопровождение гостей, неформальное общение | Поддержание отношений с ключевыми контрагентами |
| Гала-ужин и церемония награждения | Средний | Сценическая часть, наградные материалы, вечерний формат, съёмка | Признание результатов партнёрской сети и команд |
| Стратегическая сессия для руководства | Средний | Закрытый доступ, фасилитация, конфиденциальность, оформление решений | Выработка решений советом директоров и топ-менеджментом |
| Выездное деловое мероприятие | Длительный | Логистика, размещение, деловая и культурная программа, сопровождение групп | Серия встреч в другом городе или стране |
Ограничения форматов и границы разделов. Утренние форматы плохо переносят затянутую программу: после часа с четвертью аудитория начинает расходиться по рабочим делам. Круглые столы теряют смысл при числе участников больше пятнадцати, поскольку исчезает возможность высказаться каждому. Вечерние приёмы требуют внимания к рассадке, иначе часть гостей остаётся вне разговора. Когда событие перерастает в многочасовую программу с пленарной частью и секциями, задачу закрывает организация конференций с регистрацией участников и застройкой сцены. Для многопоточных событий на сотни участников со спикерами и панельными сессиями предназначена организация форумов под ключ.
Компании корпоративного сектора. Услуга рассчитана на организаторов со стороны бизнеса: маркетинг, корпоративные коммуникации, отделы по работе с партнёрами, административные службы и секретариаты руководства. Внутренние команды сосредотачиваются на содержании и на работе с приглашёнными, а подготовка площадки, техники, питания и логистики переходит агентству.
Международные компании и представительства. Для головных офисов важны предсказуемый процесс согласований, прозрачный документооборот и отчётность в понятном формате. EZ Solutions работает с компаниями из сфер технологий, фармацевтики, автомобилестроения, FMCG и финансов, среди клиентов Microsoft, Toyota, Beeline, Carlsberg Kazakhstan, MARS, TEVA, Всемирный Банк и USAID. По данным компании, для масштабных проектов возможны отдельно согласуемые условия расчётов.
Компании с регулярным календарём событий. Если деловые встречи проводятся несколько раз в год, разовый подбор подрядчика под каждое событие расходует ресурс внутренней команды. Работа по единой концепции с повторяемым производственным циклом сокращает подготовку каждого следующего мероприятия и обеспечивает узнаваемость формата у постоянных приглашённых.
Когда формат требует другого решения. Внутренняя рабочая встреча без внешних гостей и сцены не требует полного цикла организации. Если задача состоит в перемещении участников между городами и странами с деловой и культурной программой, бронированием отелей и трансферов, ближе по интенту оказываются выездные мероприятия с полным логистическим сопровождением.
Чек-лист перед обращением. Проработка перечисленных пунктов сокращает число итераций и ускоряет расчёт бюджета.
Основные факторы расчёта. Бюджет формируется из числа приглашённых, выбранного формата и площадки, продолжительности программы, состава технического обеспечения, формата питания, объёма печатных и наградных материалов, а также потребности в переводе, съёмке и логистике гостей. Каждый параметр меняет расчёт независимо от остальных.
Что сдвигает верхнюю границу. Приватные площадки с высоким уровнем сервиса, приглашённые внешние спикеры, синхронный перевод, многокамерная съёмка, индивидуальные наградные комплекты, сопровождение делегаций и серия событий в нескольких городах увеличивают объём работ. Отдельным фактором становятся повышенные требования к конфиденциальности, поскольку они сужают круг допустимых подрядчиков.
Что смещает нижнюю границу. Камерный формат, площадка с собственным оборудованием и кухней, компактная программа, единый язык мероприятия и отсутствие производства материалов сокращают объём подготовки. Часть задач может закрываться внутренними ресурсами компании, включая работу с приглашениями и подготовку контента, и это отражается в структуре сметы.
Индивидуальный расчёт. Отдельно согласуются закрытые сессии для руководства, события с участием представителей государственных структур, мероприятия с иностранными гостями и серии проектов с единой концепцией. Итоговые условия определяются после уточнения параметров и фиксируются в договоре до старта производства.
Сбор вводных. Обсуждаются задача события, состав приглашённых, желаемый результат, дата и город, ограничения компании и требования по конфиденциальности. От заказчика требуется назначить ответственного с правом согласования решений. Отсутствие такого контакта растягивает все последующие этапы, поскольку каждое решение уходит на дополнительный круг.
Предложение и расчёт. Подбираются формат, варианты площадок и структура программы, формируется смета. Фиксируются комплектация услуги и распределение зон ответственности между агентством и компанией. Переход к следующему этапу происходит после согласования концепции и подписания документов.
Реализация решений. Бронируется площадка, рассылаются адресные приглашения, ведётся работа с подтверждениями, формируется рассадка, готовятся материалы и наградные комплекты, планируются питание и техническое обеспечение. От компании требуются финальный список гостей и утверждённые тексты. Этап затягивается при поздней передаче списка и при изменении состава приглашённых после формирования рассадки.
Работа на площадке. Монтаж, разворачивание зоны встречи, работа хостес-службы, сопровождение ключевых гостей, ведение программы по таймингу, контроль подачи блюд и пауз для общения. Координационная команда держит связь с площадкой и подрядчиками и решает вопросы по ходу события.
Итоги и документы. Демонтаж, расчёты с подрядчиками, закрывающие документы, передача фото и видеоматериалов, отчёт по явке и составу участников. Отчётность позволяет компании оценить результат и использовать материалы в последующих коммуникациях с партнёрами и клиентами.
Прозрачный процесс. Работа строится по этапам с фиксацией результата на каждом шаге: бриф, концепция, бюджет, подготовка, проведение, отчётность. Компания видит, что согласовано, что находится в работе и что влияет на сроки. Изменения вносятся через понятную процедуру, а не через устные договорённости с отдельными подрядчиками.
Понимание деловой аудитории. Сценарий, тайминг, рассадка и тональность выстраиваются под аудиторию, которая приходит на событие с рабочей задачей. Программа оставляет время на общение, а не заполняет каждую минуту выступлениями. Хостес-служба и протокольная часть закрывают сопровождение ключевых гостей.
Подтверждённый опыт. Агентство работает на рынке Казахстана и Центральной Азии более 20 лет и реализовало свыше 3500 мероприятий для более чем 200 клиентов. Система менеджмента сертифицирована по ISO 9001 и ISO 14001. По данным компании, показатель NPS составляет 9,5 на основе более чем 80 отзывов клиентов за последние 12 месяцев. Направления работы, команду и историю проектов раскрывает раздел о компании EZ Solutions.
Основные преимущества
К деловым форматам относятся бизнес-завтраки, круглые столы, семинары и воркшопы, встречи с партнёрами, деловые приёмы, гала-ужины, церемонии награждения, нетворкинг-сессии, стратегические сессии для руководства и выездные деловые мероприятия. Выбор формата определяется задачей события, составом приглашённых и тем результатом, который компания считает успешным. Один формат может сочетать деловую и неформальную части при общем сценарии.
Конференция строится вокруг содержательной программы с пленарной частью, секциями, регистрацией участников и застройкой сцены, её масштаб измеряется сотнями участников. Деловое мероприятие охватывает более компактные форматы, где основную ценность создаёт качество контакта: разговор за столом, обсуждение в узком кругу, личное сопровождение ключевых гостей. При росте масштаба и появлении параллельных потоков проект переходит в категорию конференции.
Проекты реализуются для событий разного размера, от камерных встреч на несколько десятков гостей до приёмов и церемоний на несколько сотен участников. Для небольших форматов подбираются приватные площадки с возможностью общего разговора, для крупных закладываются рассадка по зонам, навигация, усиленное звукоусиление и расширенная хостес-служба. Ожидаемая явка уточняется до бронирования площадки.
Для закрытых форматов подбираются площадки с отдельным входом и возможностью ограничить доступ посторонних, сокращается число подрядчиков на объекте, персонал работает по согласованному списку. Требования по неразглашению фиксируются в договоре, съёмка ведётся только при письменном согласии заказчика, а материалы передаются напрямую ответственному лицу компании без публикации в портфолио.
Серия событий выстраивается по единой концепции с повторяемым производственным циклом: концепция и материалы разрабатываются один раз, а подготовка в каждом городе идёт по отработанной схеме. Наличие офисов в Алматы, Астане, Бишкеке и Ташкенте позволяет вести подготовку силами локальных команд. По итогам формируется сводная отчётность по всем событиям серии.
Сопровождение включает адресные приглашения, работу с подтверждениями и повторными касаниями, формирование рассадки с учётом должностей и связей между компаниями, встречу на площадке, навигацию и персональное сопровождение ключевых участников. Для иностранных гостей дополнительно планируются трансфер, размещение и работа переводчиков.
По итогам передаются закрывающие документы, фото и видеоматериалы, отчёт по явке и составу участников, а при наличии обратной связи её сводка. Такой пакет позволяет внутренней команде отчитаться перед руководством или головным офисом и использовать материалы в дальнейших коммуникациях с партнёрами и клиентами.
Требуются задача события, предполагаемая дата, город, формат, ожидаемое число приглашённых, продолжительность программы, требования к площадке и питанию, а также сведения об ограничениях компании и необходимости перевода или съёмки. Дополнительно полезны фирменные материалы и информация о том, какие блоки компания планирует закрывать собственными силами.
Следующий шаг. Для расчёта достаточно передать задачу события, дату, город и ориентировочный состав приглашённых. Команда EZ Solutions предложит подходящий формат и структуру бюджета, а после согласования возьмёт на себя подготовку, проведение и закрытие проекта.
